Servicios
Administración de edificios y P.H. en Panamá
Nos encargamos de lo necesario para mantener las áreas comunes del edificio, según su Reglamento de Copropiedad, la Ley 284 de 2022 y las indicaciones de la Junta Directiva.
Cobro de cuotas y morosidad
- Recaudación mensual de las cuotas de mantenimiento y de las cuotas extraordinarias que señale la Junta Directiva.
- Gestión escalonada de la morosidad: recordatorio formal, gestión directa y, cuando corresponde, cobro por la vía judicial.
- Experiencia en demandas por morosidad que terminaron con el secuestro de la propiedad y el pago de la deuda.
Finanzas y rendición de cuentas
- Registro de todos los ingresos y desembolsos del edificio.
- Informe mensual a cada propietario con los ingresos y desembolsos del mes anterior, las cuentas por cobrar y el saldo de la reserva.
- Resumen anual a la Junta Directiva dentro de los 30 días siguientes al cierre del año fiscal.
- Pago de impuestos, contratos de mantenimiento de equipos, agua, electricidad y demás obligaciones del edificio.
Operación y mantenimiento
- Limpieza, pintura y reparaciones de las áreas comunes, bajo la dirección de la Junta Directiva.
- Contratación, pago y supervisión del personal del edificio según el presupuesto aprobado.
- Negociación y seguimiento de los contratos de suministro y de mantenimiento.
- Orden en las áreas comunes y cumplimiento del Reglamento de Copropiedad.
Seguros, asambleas y cumplimiento
- Registro de las pólizas del P.H., con su vigencia y sus sumas aseguradas.
- Secretaría de las Asambleas de Propietarios: actas, certificaciones y documentos.
- Planilla del personal, SIPE ante la Caja de Seguro Social y Planilla 03 ante el MITRADEL.
Presencia en el edificio
Una o dos visitas por semana
El administrador designado, o un funcionario de la empresa, visita el edificio una o dos veces por semana, según lo que necesite el P.H., para verificar en sitio que se cumpla lo acordado.
En los edificios que lo requieren también manejamos personal administrativo en sitio. Lo sugerimos solo cuando la necesidad del P.H. lo justifica, porque puede elevar los costos sin necesidad.
Las inspecciones quedan registradas en nuestro sistema digital, con fotografías de cada punto revisado. La Junta Directiva recibe el reporte en PDF.
- Emergencias
- Atendemos con la prontitud que el caso amerite cualquier daño o problema grave que afecte la seguridad del edificio, sin importar el día o la hora.
- Centros comerciales
- También administramos centros comerciales. El C.C. Country Plaza y el C.C. Confort llevan 20 años con nosotros.
- Edificios nuevos
- Recibimos las áreas comunes del promotor con inventario y documentos, y registramos las garantías desde el primer día. Cómo lo hacemos.
Mantenimiento preventivo
No administramos por reacción
Cada P.H. opera con un calendario de tareas recurrentes. Cada tarea tiene responsable, fecha límite y aviso anticipado.
| Tarea | Frecuencia | Observación |
|---|---|---|
| Mantenimiento de ascensores | Mensual | Bajo contrato con empresa especializada |
| Bombas de agua e hidroneumático | Mensual / trimestral | Equipo crítico |
| Prueba de planta eléctrica | Mensual | Verificación bajo carga |
| Fumigación de áreas comunes | Bimestral | — |
| Limpieza de tanques de agua | Semestral | Requisito sanitario; se archiva el certificado |
| Recarga e inspección de extintores | Anual | Certificados vigentes en el expediente |
| Renovación de póliza de incendio | Anual | Obligatoria por la Ley 284 de 2022 |
| Reunión de Junta Directiva | Mensual | Con informe financiero y cuentas por cobrar |
| Asamblea anual de propietarios | Anual | Convocatoria según el Reglamento de Copropiedad |
Condiciones
Cómo funciona la relación con la Junta Directiva
Cuenta a nombre del P.H.
El dinero está en una cuenta bancaria del edificio. Nosotros preparamos los pagos, pero no somos firmantes: los aprueban los directores con firma en la cuenta. Recomendamos que el banco exija siempre dos firmas. Para gastos menores se sugiere una caja menuda de reembolso periódico.
Un solo canal de instrucciones
El presidente de la Junta Directiva, o quien él designe, imparte las instrucciones generales a la administración. En su ausencia, designa a otro director.
Sin comisiones
Nuestro único ingreso es el honorario mensual. No cobramos porcentaje sobre compras, obras ni cuotas extraordinarias, y no recibimos pagos de los proveedores del edificio.
Áreas comunes, no unidades
No nos encargamos de las reparaciones dentro de los apartamentos o locales. Si el propietario lo necesita, le recomendamos empresas y velamos porque los trabajos los hagan técnicos idóneos.
Una visita de una hora, sin costo
Recorremos las áreas comunes y los cuartos de máquinas, conversamos con el personal y le entregamos por escrito el honorario que corresponde a su edificio.