Funciones del administrador de un P.H. en Panamá: lo que dice la Ley 284

Dónde encaja el administrador

La administración, el mantenimiento y la conservación de los bienes comunes corresponden a la Asamblea de Propietarios, y los ejecutan de forma coordinada la Junta Directiva y el administrador (art. 60). Al administrador lo nombra la Junta Directiva por mayoría simple de los directores, y su contratación se inscribe en el Registro Público (art. 91).

Requisitos del cargo

Quien administre un P.H. debe tener perfil gerencial, con conocimientos en recursos humanos y régimen laboral, solución de conflictos, contabilidad y legislación de propiedad horizontal (art. 92). Además, no puede ser miembro de la Junta Directiva, salvo en propiedades pequeñas (arts. 73 y 92).

Sus obligaciones, por tema

Hacer cumplir las normas

• Velar por el cumplimiento de la ley, del Reglamento de Copropiedad y de Uso, y de las decisiones de la Asamblea y de la Junta.
• Mantener el orden, que cada unidad se use según su destino y que se respeten las medidas sanitarias y de conservación.
• Exigir a los propietarios que cumplan sus obligaciones e informar a la Junta sobre las violaciones.

Operar el edificio

• Ejecutar las labores ordinarias de administración y conservación según el presupuesto aprobado por la Asamblea, además de las urgentes.
• Acordar los contratos de las labores ordinarias, que la Junta aprueba o rechaza, y firmar los contratos ya aprobados.
• Nombrar y remover a los empleados del P.H. según el presupuesto aprobado, salvo que la Junta decida asumir esa función.
• Ordenar las reparaciones urgentes en las áreas comunes y pedir a los propietarios las reparaciones urgentes de daños que afecten a otras unidades o a los bienes comunes.

Manejar el dinero

• Recaudar las cuotas y manejar la caja menuda que le asigne la Junta.
• Depositar los fondos en el banco que determine la Junta, a nombre de la Asamblea de Propietarios de la Propiedad Horizontal seguido del nombre del inmueble.
• Separar cada mes la parte que va al Fondo para Imprevistos y presentar un informe mensual al tesorero o a la Junta.
• Llevar el detalle de ingresos y egresos y presentar balances mensuales.
• Elaborar el proyecto de presupuesto y el informe de ingresos y egresos del año, con el contenido mínimo del artículo 94.

Cobrar la morosidad

• Representar a la Asamblea en los procesos de cobro cuando la Junta Directiva lo apruebe.
• Notificar a los acreedores hipotecarios la morosidad de las unidades. El numeral 10 del artículo 93 habla de cuatro meses de atraso, pero los artículos 28 y 115 lo exigen desde los dos meses. Lo prudente es notificar desde los dos meses.

Asambleas y documentos

• Convocar la Asamblea extraordinaria cuando corresponda.
• Asistir al secretario en las Asambleas y en el registro de actas, cuando así lo decidan la Junta o la Asamblea.
• Comunicar a los propietarios un resumen de las decisiones de la Asamblea en un plazo no mayor de tres días calendario (art. 71).
• Entregar copia de las actas a los propietarios que la soliciten, en no más de tres días calendario, y extender certificaciones en ausencia del secretario.
• Expedir los paz y salvo en un término no mayor de tres días calendario.
• Suministrar copia del Reglamento de Copropiedad y del Reglamento de Uso al propietario que la pida, a su costa.

Al terminar el contrato

Entregar a la Junta Directiva todos los documentos de la administración (libros de actas, estados de cuenta, correspondencia, documentación bancaria y llaves), con un acta de entrega firmada por el administrador y un representante de la Junta (art. 93, numeral 24).

Lo que el administrador no puede hacer

• Extralimitarse. No puede usurpar funciones de la Junta Directiva, de la Asamblea ni de las autoridades (art. 96).
• Representar a un propietario en la Asamblea. La ley lo prohíbe expresamente (art. 68).
• Contratar sin la Junta. Los contratos y los nombramientos de empleados pasan por la aprobación de la Junta Directiva (arts. 80 y 93), salvo las reparaciones urgentes.

Si actúa dentro de sus funciones y por mandato de la Asamblea o de la Junta, el administrador no responde en lo personal por esas actuaciones (art. 96). Si incumple sus obligaciones o maneja de forma irregular los fondos, puede quedar inhabilitado para el cargo (art. 119).

Preguntas frecuentes

Resumen elaborado por ACSSA con fines informativos a partir de la Ley 284 de 14 de febrero de 2022 (Gaceta Oficial Digital 29476-C). No sustituye la asesoría legal ni lo que disponga el Reglamento de Copropiedad de cada P.H.